Over Ovidius, persoonsgegevens en verwerken

Ovidius Law B.V., hierna “Ovidius, wij of ons”, is statutair gevestigd te Amsterdam en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 61229857. Ovidius is een Nederlands boutique kantoor met een advocaten- en mediationpraktijk. Voor informatie over onze diensten en expertise kunt u terecht op onze website: ovidius.law. Het waarborgen van de privacy van onze cliënten, medewerkers, (website)bezoekers en overige relaties, acht Ovidius daarbij van groot belang.

Ovidius verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij het begrip “persoonsgegevens” moet u denken aan elk stukje informatie dat direct of indirect leidt tot de identificatie van een natuurlijk persoon, zoals bijvoorbeeld een naam, adres en telefoonnummer. Bij “verwerken” kunt u denken aan bijvoorbeeld het verzamelen, ordenen, opslaan, wijzigen, opvragen, doorzenden, wissen of vernietigen van gegevens.

Ovidius is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat wij bepaalde verantwoordelijkheden en verplichtingen hebben waar het gaat om de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken.

U kunt ons bereiken via de contactgegevens op onze website. Heeft u een vraag over dit privacy & cookie statement of onze verwerking van uw persoonsgegevens? Dan vragen we u om contact op te nemen via privacy@ovidius.law.

Voor wie geldt dit privacy & cookie statement?

Dit privacy & cookie statement is van toepassing op alle natuurlijke personen van wie Ovidius persoonsgegevens verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn:

• bezoekers van onze website;
• (contactpersonen of bestuurders van) cliënten van Ovidius;
• potentiële cliënten van Ovidius;
• sollicitanten;
• (contactpersonen of bestuurders van) leveranciers van Ovidius;

Op welke manier ontvangt en/of verzamelt Ovidius uw persoonsgegevens?

Ovidius verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld in het kader van onze dienstverlening, als Ovidius klant is of wordt bij u(w organisatie) of als u contact met ons opneemt. Ovidius ontvangt ook persoonsgegevens van andere organisaties in het kader van onze juridische dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens aan ons worden verstrekt door een leverancier, cliënt of wederpartij. Ovidius maakt ook gebruik van persoonsgegevens die afkomstig zijn uit bepaalde openbare bronnen, zoals het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster. Tot slot verwerkt Ovidius in zeer beperkte mate persoonsgegevens die gegenereerd zijn tijdens uw bezoek aan onze website. Over deze laatste categorie treft u meer informatie onder het kopje “Cookies”.

Welke persoonsgegevens verwerkt Ovidius en waarom?

In algemene zin verwerkt Ovidius de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens en contactinformatie: zoals uw naam en eventuele titel(s), adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer en functie(titel).
• Bankgegevens: uw bankrekeningnummer, btw-nummer en andere financiële gegevens die noodzakelijk zijn voor declaraties of de financiële afhandeling van onze relatie.
• Werkgeschiedenis: uw opleiding(en) en werkervaring. Ook kunnen wij referenties opvragen en ontvangen.
• Gegevens over uw bezoek aan onze website en gegevens over de apparatuur die wordt gebruikt: bijvoorbeeld een gedeelte van uw IP-adres, MAC-adres en de gebruikte software.

De aard van onze dienstverlening maakt dat wij niet altijd vooraf zullen weten welke van uw persoonsgegevens wij zullen ontvangen (van u of van derden). Behandelen wij bijvoorbeeld een arbeidsrechtelijk geschil waarbij u bent betrokken (als cliënt of wederpartij), dan verwerken wij mogelijk uw geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats, geslacht en werkgeschiedenis.

In algemene zin verwerkt Ovidius persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

• identificatie van onze cliënten;
• het onderhouden van contact met u;
• het leveren van diensten, te weten juridisch advies naar Nederlands recht op de rechtsgebieden waarin Ovidius is gespecialiseerd;
• het nakomen van onze wettelijke (bewaar)verplichtingen;
• het doorlopen van een sollicitatieprocedure;
• het behartigen van (andere) gerechtvaardigde belangen van Ovidius, bijvoorbeeld in het kader van de behandeling van een klacht of het voeren van onze (financiële) administratie;
• voor de beveiliging, het gebruik en de verbetering van onze website;
• ter verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening.

Wat zijn de grondslagen voor die verwerkingen?

Als Ovidius persoonsgegevens verwerkt, doen wij dat op een of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst: De verwerking van persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst of de aanloop daarnaartoe. Wanneer u ons een opdracht verleent tot het leveren van diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van die opdracht noodzakelijk is.
• Toestemming: Sommige persoonsgegevens worden door ons verwerkt op basis van uw toestemming. U kunt deze toestemming op elk moment en ongeacht de reden hiervoor intrekken (zie ook het kopje ‘Welke rechten kunt u uitoefenen als het gaat om uw persoonsgegevens?’). Als Ovidius op uw verzoek ophoudt met het verwerken van persoonsgegevens, kan dat gevolgen hebben voor onze dienstverlening aan u.
• Wettelijke plicht: Ovidius verwerkt persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan de geldende wet- en regelgeving. Daarbij kunt u denken aan de belastingwetgeving of aan wetgeving op het gebied van sociale zekerheid; maar ook aan de situatie waarin Ovidius wordt bevolen of verzocht door een bevoegde autoriteit om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken.
• Gerechtvaardigd belang: Ovidius verwerkt tot slot persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang van Ovidius, zoals verwerkingen in het kader van intern beheer (waaronder de (financiële) administratie), ten behoeve van effectieve communicatie, het leveren van juridische diensten en kwaliteitsverbetering.

Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd door Ovidius?

Ovidius doet haar uiterste best om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

In dat kader geldt bij Ovidius onder meer het volgende:

• Ovidius verwerkt niet méér persoonsgegevens dan nodig is om haar diensten aan u te verlenen en om de overige hiervoor genoemde doelen te realiseren.
• Alle medewerkers van Ovidius zijn tot geheimhouding gehouden en zullen persoonsgegevens niet met derden delen (zie verder onder het kopje ‘Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?’). Als zij (privacy)gevoelige onderwerpen met u bespreken, kiezen zij daarvoor een juist moment en de juiste plek.
• Ovidius maakt enkel gebruik van beveiligde computerprogramma’s, servers en verbindingen. Onze systemen worden periodiek gecontroleerd op verdachte activiteiten, via monitoring door een gecertificeerde derde partij.
• Fysieke dossiers worden bewaard in kasten die zijn voorzien van sloten.
• Ons kantoor bevindt zich in een pand met een portier (tussen 9.00 en 17.00). Dit pand is buiten kantoortijden enkel toegankelijk met een tag. Ook ons kantoor is beveiligd door een tagsysteem en een alarmcode. Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang tot ons kantoor.
• Als Ovidius een derde partij inschakelt om bepaalde werkzaamheden voor of namens Ovidius uit te voeren, waarborgt Ovidius dat die derde partij hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteert als het niveau dat wordt aangehouden door Ovidius.

Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

Ovidius deelt persoonsgegevens als dit nodig is om goed uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst met u, als Ovidius hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft (bijvoorbeeld het verlenen van juridische diensten aan andere partijen dan uzelf), of op grond van een wettelijke plicht. Voorbeelden van partijen met wie Ovidius persoonsgegevens kan delen zijn wederpartijen en hun juridische adviseurs, (andere) adviseurs van onze cliënten, de rechtbanken, en onze eigen leveranciers. Bij het delen van uw persoonsgegevens neemt Ovidius vanzelfsprekend de daarvoor geldende eisen steeds in acht, bijvoorbeeld door -wanneer van toepassing- verwerkersovereenkomsten te sluiten of uw toestemming te vragen. Uiteraard respecteert Ovidius hierbij de geheimhoudingsplicht die van toepassing is op advocaten.

Ovidius streeft ernaar om geen persoonsgegevens door te geven naar partijen in landen buiten de Economische Europese Ruimte. Als Ovidius dit wel doet, dan houdt Ovidius zich aan de voorwaarden die de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG, daaraan stelt.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor u de persoonsgegevens heeft verstrekt, tenzij langer bewaren noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke plicht of vanwege een gerechtvaardigd belang van Ovidius. Zo geldt er bijvoorbeeld een administratieve bewaarplicht van zeven (7) jaar voor bepaalde gegevens. Ook bewaren wij op advies van de Orde van Advocaten bepaalde persoonsgegevens (in dossiers) voor een periode van maximaal 20 jaar na sluiting van dat dossier. Persoonsgegevens die in het kader van een sollicitatie aan Ovidius zijn verstrekt, worden in beginsel tot vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij u heeft ingestemd met het langer bewaren daarvan.

Welke rechten kunt u uitoefenen waar het gaat om uw persoonsgegevens?

U kunt als betrokkene bepaalde rechten uitoefenen waar het gaat om onze verwerking van uw persoonsgegevens:

• Informatie: U heeft recht op informatie over de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Inzage: U kunt Ovidius vragen om de persoonsgegevens die Ovidius van u verwerkt, in te zien en een kopie daarvan te verkrijgen.
• Correctie of aanvulling: U kunt Ovidius vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen, omdat deze volgens u niet kloppen, niet compleet zijn, niet relevant zijn of in strijd met de wet worden gebruikt.
• Verwijdering/wissing: U kunt Ovidius vragen om uw persoonsgegevens te wissen, bijvoorbeeld omdat u niet (meer) akkoord bent met de verwerking van uw persoonsgegevens door Ovidius of omdat u van mening bent dat verwerking van uw persoonsgegevens door Ovidius niet (langer) nodig is voor het doel waarvoor u die aan Ovidius heeft verstrekt.
• Beperking: U kunt Ovidius vragen om minder persoonsgegevens te verwerken. Dit kan als uw gegevens (mogelijk) onjuist zijn en u ons heeft gevraagd om deze te wijzigen; als de verwerking van uw persoonsgegevens onrechtmatig of niet meer nodig is, maar u ook niet wilt dat die persoonsgegevens worden verwijderd; of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking wegens uw specifieke situatie en Ovidius hierover nog geen beslissing heeft genomen.
• Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Ovidius.
• Herroepping toestemming: Als u ons toestemming heeft gegeven voor de verwerking van de persoonsgegevens, kunt u deze toestemming herroepen.
• Dataportabiliteit: U kunt Ovidius vragen om uw persoonsgegevens in digitale vorm beschikbaar te stellen; aan u of rechtstreeks aan een andere organisatie.

Als u een of meer van de hierboven genoemde rechten wenst uit te oefenen, kunt u hiervoor een verzoek indienen per e-mail via privacy@ovidius.law. Ovidius zal zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen de daarvoor vastgestelde wettelijke termijn, uw verzoek afhandelen. Hoewel Ovidius ernaar streeft aan uw verzoek te voldoen, zal dit niet altijd (volledig) mogelijk of toegestaan zijn. De reden hiervoor kan bijvoorbeeld zijn dat Ovidius zelf moet (blijven) voldoen aan een wettelijke verplichting, of dat Ovidius een gerechtvaardigd belang heeft dat voorrang moet krijgen boven uw belang. Als een dergelijke situatie zich voordoet, zal Ovidius u hierover informeren en met u zoeken naar een passende oplossing.

Cookies

Ovidius maakt geen gebruik van eigen cookies op haar website, maar maakt wel gebruik van Google Analytics en social media buttons.

• Google Analytics: Een cookie is een klein tekstbestand dat door een webbrowser op uw computer wordt opgeslagen. Analytische cookies leggen vast hoe bezoekers een website gebruiken. Met deze informatie kan Ovidius bijvoorbeeld het gebruik van haar website analyseren en kunnen statistieken worden gegenereerd. Ovidius heeft maatregelen genomen om Google Analytics zo privacy-vriendelijk mogelijk in te stellen. Ovidius heeft een verwerkersovereenkomst met Google gesloten; en heeft ervoor gekozen om (a) de laatste drie cijfers van elk IP-adres te laten maskeren; (b) Google geen toestemming te geven om de verzamelde gegevens met derden te delen; en (c) geen gebruik te maken van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. Google mag volgens de verwerkingsovereenkomst tussen Ovidius en Google de verzamelde gegevens maximaal 24 maanden bewaren. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar het privacybeleid van Google Analytics.
• Vimeo: Om de video op de homepage af te spelen, plaatst Vimeo cookies via onze website. Het cookiebeleid van Vimeo is hier te vinden.
• Social media buttons: Op de website van Ovidius zijn verschillende social media buttons geplaatst. Als u op deze buttons klikt, verlaat u onze website. Dit privacy & cookie statement is niet van toepassing op (de verwerking van persoonsgegevens door) websites van derden. Voor meer informatie, verwijzen we u naar het privacybeleid van de betreffende websites.

Klanttevredenheid

Bij Ovidius hechten wij veel waarde aan klanttevredenheid. Mocht er in uw geval iets niet naar wens zijn gegaan, kaart het dan bij ons aan via privacy@ovidius.law. Wij zullen er alles aan doen om een bevredigende oplossing te vinden. Komt u er dan niet uit, dan kunt u gebruik maken van onze klachtenprocedure. U heeft daarnaast altijd het recht en de mogelijkheid om een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door Ovidius in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Ovidius behoudt zich het recht voor om dit privacy & cookie statement te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer zich wijzigingen in de verwerkingen voordoen of als de toepasselijke wetgeving wijzigt. Het gewijzigde privacy & cookie statement is van kracht vanaf de datum van plaatsing.

Dit privacy & cookie statement is laatst gewijzigd op 31 december 2020 en vervangt ons vorige privacy & cookie statement.