Na een lange aanloop – waarover we al schreven in 2015, 2017 en 2019 – is het UBO-register sinds 27 september 2020 een feit. Inmiddels nadert de deadline voor registratie: uiterlijk op 27 maart 2022 moeten organisaties hun Ultimate Beneficial Owner(s) hebben ingeschreven (geregistreerd) in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Drie vragen en antwoorden over het UBO-register:

Wie is de UBO?

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’, in goed Nederlands de ‘uiteindelijk belanghebbende’. Een UBO is een natuurlijk persoon (dus geen rechtspersoon) die een direct of indirect belang heeft in een juridische entiteit. Dat kan een besloten vennootschap zijn, maar ook een vereniging of een stichting. Niet iedereen met een belang is een UBO. De drempel ligt op 25%. Bovendien kun je ook een UBO zijn omdat je een bepaalde zeggenschap hebt binnen de organisatie.

Met de checklists van de Kamer van Koophandel bepaalt u zelf wie van uw organisatie een UBO is (bijvoorbeeld met de checklist voor de besloten vennootschap). Een organisatie kan overigens meer dan één UBO hebben.

Niet iedereen met een belang is een UBO

Hoe registreer ik de UBO ?

Voor de registratie van een UBO is het volgende nodig:

• Documenten waaruit het belang van de UBO in de organisatie blijkt. Denk bijvoorbeeld bij een besloten vennootschap aan het aandeelhoudersregister of de akte van oprichting.
• Een kopie identiteitsbewijs van de UBO. De foto mag onherkenbaar zijn gemaakt.
• Gegevens van de UBO. Welke gegevens moeten worden verstrekt, hangt af van of de UBO in Nederland of in het buitenland woonachtig is. Voor een in Nederland wonende UBO gaat het om voornaam (voornamen), achternaam en BSN. Voor een niet in Nederland wonende UBO gaat het om voornaam (voornamen), achternaam, geboortedatum, geboorteland en geboorteplaats, ‘Tax Identification Number’ en land van uitgifte, nationaliteit en woonadres.

De opgave kan per post worden verstuurd aan de Kamer van Koophandel of via de online omgeving van de Kamer van Koophandel worden gedaan. Voor online opgave maakt u gebruik van DigiD. In beide gevallen geldt dat de opgave moet worden gedaan door een tekenbevoegde persoon. Dat is bijvoorbeeld de bestuurder van de organisatie.

Organisaties die hun UBO(s) niet op tijd registreren, zijn in overtreding en kunnen hiervoor een boete krijgen

Kan ik het niet gewoon wat later regelen?

Nee. Er wordt geen uitstel verleend voor het registreren van de UBO(s). Organisaties die hun UBO(s) niet op tijd registreren, zijn in overtreding en kunnen hiervoor een boete krijgen. In bijzondere situaties kunnen gevallen worden overgedragen aan het Openbaar Ministerie.

Heeft u meer vragen of komt u er niet uit? De ondernemingsrechtspecialisten van Ovidius helpen u graag.