De meeste werkgevers weten wel dat vakantiedagen kunnen verlopen. In onze praktijk merken we echter dat de exacte regels niet (voldoende) bekend zijn. Wij leggen dit daarom graag nog eens uit.

Wettelijke vakantiedagen: vervaltermijn van een half jaar

Uitgangspunt is dat wettelijke vakantiedagen (= vier keer de wekelijkse arbeidsduur) vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd, tenzij de werknemer tot dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen. Als dat laatste het geval is, dan geldt er een verjaringstermijn van vijf jaar. De werknemer wordt alleen in uitzonderingssituaties geacht niet in staat te zijn geweest vakantie op te nemen. Bijvoorbeeld in geval van langdurige en volledige arbeidsongeschiktheid of in situaties waarbij de werknemer door toedoen van de werkgever geen vakantie heeft kunnen opnemen.

Bovenwettelijke vakantiedagen: verjaringstermijn  van vijf jaar

Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas 5 jaar na afloop van het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. Overigens is een verjaringstermijn gemakkelijk door een werknemer te stuiten. Dit geldt niet bij de vervaltermijn van een half jaar voor de wettelijke vakantiedagen.

Discussie

In de literatuur is discussie over de vraag of vakantiedagen überhaupt wel kunnen vervallen en verjaren en dus of het Nederlandse recht wel geheel in lijn is met het Europese recht. Mogelijk leidt dit ooit nog tot aanpassing van de Nederlandse regels voor verval en verjaring van vakantiedagen.

Zorg- en informatieverplichting werkgever

 De werkgever heeft een zorg- en informatieverplichting richting werknemers over het mogelijk vervallen van openstaande vakantiedagen. Concreet betekent dit dat de werkgever:

• de werknemer tijdig en op precieze wijze moet informeren over de openstaande vakantiedagen;
• de werknemer moet aanmoedigen de vakantiedagen op te nemen, en
• de werknemer op de gevolgen van het niet-opnemen hiervan moet wijzen (namelijk verval van de aanspraak op de dagen).

Deze zorg- en informatieverplichting is vergaand; als hier niet aan wordt voldaan dan vervallen de vakantiedagen niet omdat ook in die gevallen de werknemer wordt geacht ‘redelijkerwijs niet in staat te zijn geweest vakantie op te nemen’. De werkgever moet bovendien kunnen aantonen dat alle zorgvuldigheid is betracht die nodig is om de werknemer als zwakkere partij binnen de arbeidsverhouding daadwerkelijk in staat te stellen de vakantie op te nemen. Werkgevers doen er dus verstandig aan alle werknemers in ieder geval eenmaal per jaar –  bijvoorbeeld in de maand september – schriftelijk en individueel te informeren;

1. hoeveel (wettelijke) vakantiedagen over dat jaar nog openstaan;
2. dat die vakantiedagen voor 1 juli van het volgend jaar dienen te worden opgenomen; en
3. dat deze komen te vervallen als dit niet gebeurt.

Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt de zorg- en informatieverplichting niet.